سیستم ارسال تیکت

کایاکو مجهز به یک سیستم بسیار قدرتمند تیکتینگ می باشد بدین صورت که کاربر با ارسال ایمیل و یا عضویت در سیستم یک ایمیل حاوی لینک فعالسازی جهت تشخیص هویت کاربر به وی ارسال می شود و پنل کاربری وی پس از کلیک بر روی لینک فعال شده و مجدد ایمیلی حاوی اطللاعات کاربری و ورود به سیستم به ایمیل او ارسال میگردد.
پس از ثبت کاربر و فعال سازی اکانت وی، تمامی اطلاعات تماس ها و عملکردهای کاربر در رزومه تمامی گفتگوها و تیکت ها در سیستم ثبت میگردد و برای هر کدام کد رهگیری خاصی را در نظر میگیرد. کاربر با ورود به سیستم و ثبت تیکت جدید عنوان سوال و یا مشکل خود را درج کرده و سطح اولویت آن را مشخص می نماید. سپس دپارتمان مخصوص رسیدگی به موضوع را انتخاب نموده و توضیحات لازم را به همراه فایل های پیوستی (در صورت نیاز) ثبت کرده و همان لحظه ایمیلی حاوی کد رهگیری تیکت ایجاد شده به کاربر ارسال میگردد. و نیز پس از پاسخگویی به تیکت مورد نظر ایمیلی جهت اطلاع کاربر به وی ارسال میشود.
اپراتورها میتوانند در پاسخگویی تیکت وضعیت های مختلفی را ثبت کنند. از جمله؛ در حال بررسی، پاسخ داده شده، منتظر کاربر و غیره، این وضعیت ها میتوانند ویرایش شده و تغییر کنند. کاربرها میتوانند به پاسخ تیکت های خود امتیاز بدهند و یا سطح رضایت خود را از نحوه پاسخدهی اپراتور مربوطه در سیستم ثبت کنند. مدیریت میتواند به صورت دوره ای یا ماهیانه به راحتی و با گزارش گیری از سطح رضایت مشتریان از نحوه پاسخگویی اپراتورها اطلاع یابد. اپراتور میتواند تیکت خاصی را در حیطه وظایف او نیست به دپارتمان دیگیری ارجاع دهد.
علامت گذاری تیکت ها، افزودن یاداشت به ، بخش تیکتینگ کایاکو دارای امکانات زیادی از جمله تیکت ها به حالت خصوصی بین کارمندان و ... وجود دارد که مختصری از این امکانات معرفی خواهد شد.

گفتگوی آنلاین

 

میتوانید برای ساختن دکمه (widget) چت سفارشی برای سیستم خود، از ویرایشگر تگ های HTML  استفاده کنید.

-    امکان سفارشی کردن پشتیبانی آنلاین، مطابق با نام تجاری و وب سایت شما

 

ویژگی های گفتگوی آنلاین کایاکو


   ▪    تمامی گفتگو ها در رزومه هر یک از کاربران ذخیره شده و برای هر یک از گفتگو ها کد رهگیری خاصی اختصاص داده میشود. 

   ▪    کارمند میتواند گفتگو را به سایر کارمندان و یا دپارتمان ها انتقال داده و یا کارمند خاصی را به گفتگوی ما بین خود و مشتری دعوت کند. 

   ▪    کارمندان میتوانند در هر لحظه از گفتگو متن های گفتگو را به عنوان تیکت از جانب مشتری ایجاد نمایند و همزمان ایمیلی حاوی اطلاعات تیکت درج شده به مشتری ارسال میگردد. 

   ▪    تمامی گفتگو ها دارای سیستم نظرسنجی و درج سطح رضایت مشتری از پاسخ دهی کارمند می باشد که رضایت خود را از نحوی پاسخ دهی در سیستم ذخیره می نماید. 

   ▪    همچنین کاربر میتواند رونوشتی از گفتگوی خود با دپارتمان مورد انتخابی را به ایمیل خود ارسال و یا پرینت نماید.

   ▪    تمامی پرسنل و یا کارمندان میتوانند با همدیگر گفتگو کنند و یا فایل خاصی را به مشتری و کارمندان ارسال نمایند. 

   ▪    کایاکو دارای یک سیستم تشخیص هویت بازدید کننده سایت را دارد که با استفاده از آن می توانید ببینید هم اکنون کدام کاربر ها از سایت دیدن میکنند و حتی در حال مطالعه کدام تیکت است و از کدام IP وارد سیستم شده اند و یا در حال گفتگو با کدام دپارتمان بوده و یا اولین بار است که وارد سایت شده است و یا آخرین بازدید وی چه زمانی بوده است و در صورت تمایل کارمند می تواند پیغامی به عنوان دعوت کاربر به گفتگو به وی ارسال نماید که در صورت تایید کاربر میتواند با آن کارمند گفتگو نماید. 

   ▪    کارمندان میتوانند از متن های از پیش آماده ای برای گفتگو استفاده نمایند، برای مثال وقتی کاربری مشکلی را مطرح میکند که حالت عمومی دارد، کارمند با انتخاب متن و توضیح مربوط به آن مشکل را به کاربر بدون تایپ مجدد آن ارسال نماید . 

   ▪    گفتگوی آنلاین کایاکو مجهز به یک سیستم ریموت دیسکتاپ می باشد که کارمند در صورت نیاز میتواند با ارسال پیغامی به کاربر و تایید از جانب وی به کامپیوتر وی به صورت ریموت وصل شده و کار های لازم و یا آموزش های لازم را به وی ارائه نماید.

 

تعریف تیم و دپارتمان

شما در پنل مدیریت میتوانید دپارتمان و تیم های مورد نظر خود را ایجاد کنید برای مثال دپارتمان فنی شما امکان دارد متشکل از دو تیم فنی با مدیریت واحد و یا جداگانه داشته باشد.
میتوانید کارمندانی را ایجاد کرده و با سطح دسترسی دلخواهی عضو یک دپارتمان کنید. برای هر دپارتمان میتوانید مدیر خاصی را انتخاب کرده تا به تمامی امور مربوط به آن دپارتمان را مشاهده و مدیریت نماید و از کارهای ارجاع داده شده به آنها گزارش گیری نموده و کارهای لازم را به آنها ارجاع دهد.
در یک دپارتمانی میتوانید شخص های خاصی را فقط برای گفتگوی آنلاین در نظر بگیرید و یا دپارتمانی را ایجاد کنید که به حالت خصوصی باشد و تنها برای کارمندان قابل مشاهده باشد تا مشتریان مستقیما نتوانند به آنها گفتگو و یا تیکت ارسال نمایند.

VoIP تلفن تحت شبکه

ارتباطات یکی از نیازهای حیاتی بشریت است و انسان همواره به دنبال ابداع فن آورهائی بوده است که بتواند با استفاده از آنان با سایر همنوعان خود ارتباط برقرار نماید . در گذشته ای نه چندان دور که انسان استفاده از اینترنت را تجربه نکرده بود ، ارتباطات محاوره ای صرفا" از طریق تلفن و به کمک خطوط PSTN برگرفته از ( Public Switched Telephone Network ) ، انجام می گردید . ابداع کامپیوترهای شخصی ، فن آوری های جدید ارتباطی نظیر تلفن های سلولی و نهایتا" اینترنت نمونه هائی در این زمینه می باشند که باعث شده است انسان بتواند با استفاده از سرویس های جدیدی نظیر نامه الکترونیکی ، چت و مواردی‌ دیگر با سایر افراد ارتباط برقرار نماید.
در حال حاضر می توانیم نظاره گر یک انقلاب واقعی در عرصه ارتباطات باشیم . هر شخص با استفاده از کامپیوتر و اینترنت می تواند با سایر افراد مورد علاقه خود ارتباط برقرار نموده ، داده ئی را مبادله و یا از طریق امکانات نرم افزاری موجود با یکدیگر گفتگو نمایند . ما نمی دانیم دقیقا" در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد ولی این را می دانیم که کامپیوتر دارای نقشی محوری و اساسی در این رابطه خواهد بود . اینترنت با سرعت بالا در همه جا استفاده خواهد شد و مردم با یکدیگر به صورت صوتی و تصویری ارتباط برقرار خواهند نمود .به هرحال ، رشد بی سابقه اینترنت در سالیان اخیر این نوید را می دهد که بتوان از زیرساخت موجود به عنوان یک گزینه مطلوب به منظور ارتباطات استفاده نمود . روشهای برقراری ارتباط تلفنی در حال تغییر است. امروزه برای برقراری ارتباط تلفنی راه دور اغلب از تکنولوژیی به نام VoIP استفاده می شود. شرکت های زیادی هستند که سرویس VoIP ارئه می دهند و پیوسته هم در حال افزایش هستند.
در حال حاضر شرکت های مخابراتی پیشگام در دنیا، پس از وقوف به امکانات بی پایان این تکنولوژی جدید، در حال تأسیس مراکز VoIP در سراسر دنیا هستند و فروش سیستمهای تلفن VoIP روز به روز در حال گسترش است. اگر شما تصمیم به پیاده سازی سیستم VoIP در سازمان خود دارید، ابتدا مشخص کنید که کدام یک از تجهیزات تلفنی فعلی تان را می توانید حفظ کنید. بدین ترتیب می توانید به میزان زیادی در هزینه ها صرفه جویی کنید. بسیاری از سیستم های تلفن دیجیتال با افزودن کم ترین سخت افزار و به روزرسانی نرم افزار دارای قابلیت آدرس دهی می شوند.
از آن جایی که با استفاده از VoIP شما از هر جایی که به پهنای باند مناسب دسترسی داشته باشید، می توانید ارتباط برقرار کنید، کاربران می توانند هنگام مسافرت ATA ها یا IP Phone هایشان را همراه داشته باشند و به تمام خدماتی که تلفن دفترشان ارائه می دهد دسترسی داشته باشند.
برخی شرکت ها از یک soft phone برای دسترسی به سرویس VoIP شان استفاده می کنند. یک soft phone یک نرم افزار ویژه است که سرویس VoIP را به کامپیوتر یا laptop شما load می کند. این برنامه ها این امکان را به شما می دهد که از طریق laptop تان از هرجای دنیا که به یک ارتباط با پهنای باند مناسب دسترسی داشته باشید ارتباط تلفنی برقرار کنید. اغلب شرکت های تلفنی سنتی هزینه سرویس های اضافی را در صورت حساب شما می گنجانند. در حالی که اگر از سرویس دهنده های VoIP استفاده کنید، این سرویس ها استاندارد به حساب می آید. سرویس هایی مثل:
• Caller ID
• Call Waiting
• Call Transfer
• Repeat Dialing
• Return Call
• Three-way Dialing
بعضی از سرویس دهندگان VoIP مزایای بیش تری در مورد فیلتر کردن تماس های تلفنی ارائه می دهند. این قابلیت های اضافی به شما این امکان را می دهد که در مورد چگونگی انتقال تماس های تلفنی بر اساس اطلاعات Caller ID تصمیم گیری نمائید. این قابلیت ها به شما امکان انجام کارهای زیر را می دهد:
• انتقال تماس تلفنی به یک شماره تلفن خاص (Forwarding)
• ارسال مستقیم تماس به Voicemail
• ارسال پیغام اشغال بودن مشترک به تماس گیرنده
• امکان سرویس در دسترس نبودن مشترک
کایاکو این امکان را به شما میدهد تا بتوانید از آن به عنوان یک soft phone استفاده نمایید به طوری که تمامی لاگ های تماس شما با کاربران در سیستم ذخیره شده و به هنگام تماس کاربر بلافاصله لیست تیکت های او و اطلاعات کاربری و ... برای شما نشان داده خواهد شد.
شما میتوانید در هنگام تماس کابر به صورت همزمان برای وی تیکت ایجاد کنید و مشکل او را به دپارتمان خاص ارسال نمایید.

مرکز آموزش و بخش رفع ایرادات

در قسمت کاربری کایاکو قسمتی با عنوان مرکز آموزش و رفع ایرادات وجود دارد که شما میتوانید از طرف مدیریت و یا دپارتمان ها مطالب موجود را مدیریت کرده و فایل های آموزشی خاصی را در آن قرار دهید برای مثال سوالات متداولی را در آن درج کرده اید، جواب های خاصی را برای آنها در نظر بگیرید.
تفاوت این سیستم با دیگر سیستم ها در این است که بسیاری از کاربران وقت خود را برای مطالعه این بخش ها صرف نمی کنند و همیشه بدون مطالعه موضوعی را مطرح میکنند، این بخش به نوعی طراحی شده است که کاربر به هنگام درج تیکت، سیستم از طریق جستجو در متن و عنوان تیکت فایل های آموزشی و موارد مربوط به آنها را قبل از درج تیکت پیشنهاد میکند تا کاربر با مطالعه آن دیگر نیازی به درج تیکت نداشته باشد.
حتی کاربران میتوانند برای مطالب ارائه شده در مرکز آموزش و رفع ایرادات نظر بدهند و یا سوالاتی مطرح کنند.

سیستم خبر نامه و درج اخبار و اطلاعیه ها

کایاکو قابلیت درج اخبار و اطلاعیه ها را در قسمت کاربری را دارا میباشد که میتوانید موضوع خاصی را برای کاربران نمایش دهید و یا از طریق ارسال خبرنامه به تمامی کاربران اطلاع دهید.